一度作ったレイアウトに名前を付けて保存すれば、次回は同じ用紙を選ぶだけで呼び出されます。差出人を入力し直す必要もありません。

差出人は住所録のデータとは別に、レイアウト上のテキストとして持たせています。自社の名称・住所・電話番号に書き換えてレイアウトを保存しておけば、次回同じ用紙を選んだときに自動で呼び出されるため、毎回ゼロから作り直す必要がありません。用紙の種類ごとに保存できるので、はがき用と封筒用で別々のレイアウトを持つこともできます。

取引先向けの封筒、個人宛の年賀状、社内便のラベルというように、用途ごとに複数のテンプレートを作っておけば選ぶだけで切り替わります。保存したレイアウトはファイルとして書き出せるため、別のパソコンへ持っていったり、同じ体裁を複数人で共有したりもできます。アカウント登録をしておくと、レイアウトがアカウント側にも保存され、別のパソコンや機種変更後でもそのまま呼び出せます（宛先リストは個人情報のため保存されません）。

まず印刷ダイアログの倍率を100％（等倍）にしてください。それでもずれる場合は、プレビュー右下の「位置調整 mm」で全体を逆方向へ動かします。

画面のプレビューどおりに印刷されない場合、原因はプリンタ側の設定であることがほとんどです。まず用紙サイズが正しく選ばれているかを確認してください。「用紙に合わせる」「フィット」といった拡大縮小の設定が有効になっていると、全体が数ミリ縮んで印刷されます。倍率は100％（等倍）にしてください。

それでも一定方向にずれる場合は、プリンタの印字開始位置に個体差があるためです。ずれた量を測り、「位置調整 mm」で全体を逆方向へ同じだけ動かして保存すれば、次回からその機種に合った状態で印刷できます。何度も測り直すのが大変な場合は「下敷き取込」が使えます。実際に印刷した用紙をスキャンして背景に敷けば、どれだけずれているかを目で見ながら調整できます。

封筒は普通紙より厚く、機種によっては手差しトレイからしか給紙できません。フタ（ベロ）の向きによって印刷面も変わります。ラベルシールは1枚のA4に複数面が並ぶため、わずかなずれが全体に影響します。本番の用紙に刷る前に、普通紙へ試し刷りしてラベル用紙と重ね、光にかざして位置を確認すると失敗がありません。

Excelの「名前を付けて保存」でCSV（カンマ区切り）にしてから読み込みます。列名は一般的な書き方であれば自動で対応づけられます。

すでにExcelで住所録を作っている場合は、CSV形式で保存し直してから読み込みます。列の名前は、よくある書き方であれば自動で対応づけられます。「郵便番号」は「〒」でも「顧客郵便番号」でも認識しますし、「住所1」は「住所」「所在地」でも構いません。項目名を厳密にそろえる必要はありません。手元にデータがない場合は「テンプレートCSVをダウンロード」で必要な列のそろったひな形が手に入ります。郵便番号・住所・氏名・敬称の4種類があれば宛名印刷には十分です。

注意点として、Excelで住所録を扱うと郵便番号の先頭の0が消えてしまうことがあります。「0123456」が「123456」になっていないか、CSVに書き出したあとで確認してください。0が落ちている場合は、CSV編集ツールで開くと先頭の0を保ったまま修正できます。読み込んだデータは一覧で表示され、印刷したい行だけを選んで印刷することもできます。

一覧にない用紙はカスタムサイズで縦横の寸法を入力すれば作成できます。印刷済みの用紙に文字だけ載せることもできます。

名刺サイズのカードやメッセージカード、変形サイズの封筒など、定型に当てはまらない用紙は「カスタムサイズ」で縦横の寸法を入力すれば作成できます。ラベルシールも、1枚あたりの縦横の枚数・ラベルの寸法・余白を直接入力できるため、手持ちのラベル用紙のパッケージに記載された寸法を入れれば市販のどの種類にも合わせられます。

すでにデザインや罫線が印刷された用紙に文字だけを載せたい場合は「下敷き取込」が便利です。その用紙をスキャンした画像やPDFを背景に敷き、その上で項目の位置を合わせられます。下敷き自体は通常は印刷されないため、既存の帳票や案内はがきの記入欄を埋める用途にも使えます。